Понятие, форма и составление номенклатуры дел

При сложной иерархической структуре делопроизводственный индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и так далее. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и так далее.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убыванием сроков хранения документов.[9, стр.90]

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

· Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

· Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· Заголовки типа «общая переписка», «разные документы», «справочные материалы» и т. п. не допускается.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

· Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);

· Названия предприятия или его структурного подразделения;

· Адресат или корреспондент документа;

· Краткое содержание дела;

· Название территории, с которой связано содержание документа в дело;

· Даты (период), к которым относятся документы дела;

· Указание на копийность документов в дело.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, слово «копии» – в конце заголовка. Например: «Приказы директора организации по основной деятельности за 1999 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».[8, стр.192]

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1999 год».

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные с последовательностью делопроизводственных операций в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках указывается основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.