Виды и содержание деловых писем

Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях — и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления.

Особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях — и сотням тысяч потенциальных покупателей. Соответственно эти письма не предполагают личного обращения к адресату. Кроме того, как было отмечено, это письмо одновременно является и средством обратной связи адресата с его автором — для этого, помимо бланков заказа, используются купоны, талоны, приглашения и т.п.

Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом. Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления, напоминания иди предупреждения.

Для первичного осведомления адресату направляется уведомление. Оно содержит объяснение мотивов автора (организации-отправителя) и отражает предложения (пожелания или требования) последнего к адресату, изложенные в конкретной и ясной форме. Например, банк при помощи уведомления вправе проинформировать своего клиента о необходимости погасить предоставленный ему кредит, а мировой судья — уведомить о явке на заседание истца или ответчика по делу.

Если уведомление не возымело ожидаемого действия на адресата (к примеру, последний не отреагировал на просьбу автора ответить ему письменно до определенного срока), то на его имя высылается напоминание. Отличительными особенностями напоминания являются:[5]

а) ссылка на высланное ранее уведомление;

б) более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора; в) информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату в случае, если и на напоминание со стороны последнего так и не последует соответствующей реакции.

Если адресат действительно не реагирует на напоминание должным образом, то ему высылается предупреждение. В нем, помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути, информирование о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата соответствующие санкции (допустим, провести слушание дела без его участия или передать вопрос о погашении кредита на рассмотрение суда).

Сопроводительные письма — это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т.п., которые в. силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень. .

Как правило, сопроводительные письма начинают со слов: «Направляю (высылаю) .». Перечень документов (материалов), прилагаемых к сопроводительному письму, содержит информацию об их названиях, количестве, объеме (количестве листов, страниц), в необходимых случаях — об их грифе и конкретном адресате (например, при рассылке нескольких экземпляров в сопроводительном письме указывается, кому из адресатов предназначен тот или иной номер экземпляра).

Письма-поздравления по-прежнему весьма распространены в служебно-деловой переписке, поскольку далеко не всегда у нас имеется возможность поздравить кого-либо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется именно со слова: «Поздравляю .» («Поздравляем .»). Поздравления обычно дополняются пожеланиями адресату всевозможных благ.

Диапазон применения писем-поздравлений весьма широк. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между автором и адресатом, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:

а) день рождения адресата (в том числе дата основания организации-получателя);

б) государственные праздники;

в) профессиональные праздники;

г) назначение на более престижную должность;

д) присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя);

е) награждение (в том числе организации-получателя);

ж) выдающиеся (заметные) достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т.п.);

з) заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;

и) годовщина сотрудничества (как правило, первая или «круглая»).

Письма-приглашения имеют целью пригласить адресата к участию в том или ином деловом (служебном) или торжественном (памятном) мероприятии. Следует иметь в виду, что письма-приглашения не принято направлять по пустяковым поводам. Исключение составляют случаи, когда по каким-то причинам адресата нельзя проинформировать иначе (если, к примеру, последний временно отсутствует).