Требования к формированию дел в Инспекции

В Инспекции предъявляются следующие требования к формированию дел:

· раздельно группировать в дела документы Инспекции постоянного и временных сроков хранения;

· распорядительные документы Инспекции группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

· документы совещаний Инспекции группируются в дела: протоколы, решения и документы к совещаниям;

· уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами Инспекции, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

· приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о приёме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного характера (о дежурствах, взысканиях, отпусках, командировках) и приказы по административно-хозяйственным вопросам Инспекции группируются в отдельные дела;

· утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы Инспекции группируются отдельно от их проектов.

Систематизация документов внутри дела

Документы Инспекции внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

· Протоколы Инспекции в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

· Документы в личных делах Инспекции располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609.

· Лицевые счета рабочих и служащих Инспекции группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

· Обращения граждан по вопросам деятельности Инспекции и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

· Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Формирование дел налогоплательщиков

Для формирования дела, в котором должен храниться документ, определяется само дело.

Документы налогоплательщиков формируют в дела для оперативного хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, определив места хранения отдельно для документов:

· по регистрации, определив места хранения отдельно для юридических и физических лиц (регистрационное дело);

· по учету налогоплательщиков, определив места хранения отдельно для юридических и физических лиц (учетное дело);

· налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности юридических лиц (налоговое дело);

· налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности физических лиц (налоговое дело);

· решений по результатам налоговых проверок, актов выездных налоговых проверок, писем и запросов налогоплательщиков и копий ответов на них, судебных дел («досье налогоплательщика»).

Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» обеспечить порядок хранения, регламентированный соответствующей инструкцией.