Оформление делового письма

Реквизит следует располагать на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма (в левом нижнем углу).

Реквизит 28 — «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» — включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (например, ответного письма), либо — при отсутствии такого документа —.краткие сведения об исполнении предписанных резолюцией действий, а также слова «В дело» и номер Дела, в котором предполагается храниться письмо, и подписи исполнителя письма (руководителя структурного подразделения, в котором исполнено письмо).

Отметка о поступлении входящего письма на предприятие (реквизит 29) включает порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости также — часы и минуты), проставленные от руки или в виде штампа. Идентификатор электронной копии письма (реквизит 30) — это особая отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла и его расположение на машинном носителе, а также дату и — при необходимости — другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии для идентификации электронных документов, включая письма.

Схема расположения основных реквизитов делового письма представлена на рис.1.

Рисунок 1 – Схема расположения основных реквизитов делового письма[6]

Оформление писем в зависимости от их функционального назначения и содержания может производиться либо на бланках, либо на листах писчей бумаги. Разделом 4 ГОСТ Р6.30-2003 установлены следующие основные требования к бланкам документов:

- формат бланков — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

- размеры полей (участков бланка, свободных от текста письма), не менее: 20 мм — левое, верхнее и нижнее; 10 мм — правое;

- основа — прочная белая бумага (бумага светлых тонов) установленной белизны и плотности;

- расположение реквизитов на бланках — угловое и продольное, в пределах границ отведенных для них зон (в соответствии с приложениями А1 и А2 к ГОСТ Р6.30-2003).

Для оформления писем могут использоваться следующие виды бланков:

- бланк письма предприятия;

- бланк структурного подразделения предприятия;

- бланк должностного лица предприятия.